EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie der P5 EventService GmbH diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung und Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist
P5 EventService GmbH nicht in der Lage, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist in Ihrem Fall die P5 EventService GmbH, die verpflichtet ist, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Sie erreichen die P5 EventService GmbH unter Freudenstädterstraße 6, 72172 Sulz am Neckar, E-Mail: personal@p5-EventService.de.

Datenkategorien, die wir als Arbeitgeber nutzen: Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Personal-Stammdaten (z. B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (z. B. private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Qualifikations-Daten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit erzeugt werden o.ä.). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten oder Religionszugehörigkeit) fallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

Zudem können wir personenbezogene Daten im Bewerbungsverfahren verarbeiten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Darüber hinaus verarbeiten wir regelmäßig tätigkeitsbezogene Leistungsdaten (z. B. Zielvereinbarungs- und -erreichungsdaten, Kennzahlen zur Leistungserbringung).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), nationaler Gesetze (z. B. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz etc.) nur mit entsprechender Rechtsgrundlage und nur für zulässige Zwecke.

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke oder bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).

Darüber hinaus sind wir aufgrund der Antiterrorverordnungen (z. B. Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002) verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „Sanktionslisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Das Vorgehen ist in der Konzernbetriebsvereinbarung konkretisiert.

Regelmäßig werden Ihre Daten auch zu statistischen Zwecken verarbeitet.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber gesondert informieren. Dies erfolgt beispielsweise im Zusammenhang mit Einwilligungserklärungen.

Empfänger von Daten sind innerhalb der P5 EventService GmbH nur die Personen und Stellen, die Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung).

Innerhalb der P5 EventService GmbH können Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt werden, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die im Konzern verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Gehaltsabrechnung, Entsorgung von Akten).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister, z. B. Reise-Dienstleister, Dienstleister für Schulungen und Qualifizierung.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können unter anderem sein:

· Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte)

· Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)

· Annahmestellen der Krankenkassen

· Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können

· Für Beschäftigte in besonderen Bereichen, z. B. im Bank- und Versicherungssektor, sind wir berechtigt, zusätzliche Auskünfte einzuholen.

· Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können

· Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen

· Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz

Als Beschäftigte/r der P5 EventService GmbH können Sie folgende Datenschutzrechte geltend machen: Sie haben das Recht:

· von der P5 EventService GmbH Auskunft zu verlangen über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

· von der P5 EventService GmbH unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

· von der P5 EventService GmbH zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden, soweit diese für den Arbeitsvertrag und gesetzliche Pflichten nicht mehr erforderlich sind. Die konkreten Gründe sind in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführt (Recht auf Löschung).

· von der P5 EventService GmbH die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

· von der P5 EventService GmbH die Herausgabe von Daten in einem lesbaren elektronischen Format zu verlangen, die Sie Ihrerseits elektronisch bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO).

· Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen, wenn sich aus Ihrer Situation besondere Gründe ergeben, die einer Datenverarbeitung entgegenstehen. Soweit keine zwingenden schutzwürdigen Interessen der P5 EventService GmbH für die Datenverarbeitung vorliegen (z. B. die Ausübung von Rechtsansprüchen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche), darf die P5 EventService GmbH Ihre Daten nicht mehr verarbeiten (Art. 21 DSGVO).

Sie haben das Recht auf Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten oder bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder andere Gesetze verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter: Konzernbeauftragter für den Datenschutz, P5 EventService GmbH, Freudenstädterstraße 6, 72172 Sulz am Neckar, personal@p5-EventService.de.

Wir begrenzen die Speicherung Ihrer Daten und löschen diese, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind und zur Aufrechterhaltung nachlaufender Geschäftsprozesse dienen (z. B. Betriebsrentenansprüche). Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre, für Betriebsrentenansprüche bis zu 30 Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden müssen, in der Ansprüche gegen die P5 EventService GmbH geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Sollte die P5 EventService GmbH personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des EWR übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. die Datenschutzrichtlinie der P5 EventService GmbH oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Die Datenschutzrichtlinie finden Sie im Internet, unter EU-Standardvertragsklauseln unter http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32010D0087.